Système de gestion des transports (TMS) basé sur le cloud : votre gestion des expéditions se fait dans le navigateur

Si vous gérez une flotte de camions, il y a de fortes chances que vos activités se déroulent encore à trois endroits à la fois : un tableur de planification, un téléphone qui ne cesse de sonner et un dossier rempli de bons de livraison papier en attente de facturation. Un système de gestion des transports basé sur le cloud regroupe tout cela dans une seule fenêtre de navigateur — commandes, répartition, chauffeurs, preuves de livraison et facturation — sans rien à installer et sans serveur qui ronronne dans une pièce à l'arrière.

Que signifie réellement « basé sur le cloud » pour un TMS ?

Un TMS dans le cloud fonctionne entièrement sur l’infrastructure du fournisseur. Vous vous connectez via un navigateur web ; vos chauffeurs utilisent une application sur les téléphones qu’ils ont déjà sur eux. Il n’y a aucun logiciel à installer sur les ordinateurs du bureau, aucune base de données à sauvegarder et aucun week-end consacré aux mises à jour — les nouvelles fonctionnalités apparaissent tout simplement lors de votre prochaine connexion.

C’est un monde à part de celui des systèmes sur site que de nombreuses entreprises de transport utilisent encore. Ceux-ci étaient achetés sous forme de licences, installés sur des serveurs locaux et liés au seul PC du bureau où résidait « le système ». Ils représentaient un investissement initial considérable, leur déploiement prenait des mois et ils généraient discrètement des coûts informatiques liés à la maintenance, aux sauvegardes et à une éventuelle réinstallation. Avec un TMS dans le cloud, tout cela devient la responsabilité du fournisseur, et votre coût se résume à un abonnement mensuel prévisible qui évolue en fonction de la taille de votre flotte.

Pourquoi les transporteurs migrent-ils leur TMS vers le cloud ?

Opérationnel en quelques jours, pas en quelques trimestres. Comme il n’y a rien à installer, la mise en service d’un TMS cloud consiste principalement à importer vos clients, vos véhicules et vos accords tarifaires — et non à mettre en place une infrastructure. La plupart des entreprises de transport peuvent traiter leurs premières commandes en quelques jours seulement après avoir obtenu l’accès au système, au lieu de mobiliser un répartiteur sur un projet de mise en œuvre pendant six mois.

Un seul écran pour l’ensemble des opérations. Le cœur d’un TMS moderne dans le cloud est un tableau de répartition en temps réel : chaque commande, chaque chauffeur et chaque véhicule sont regroupés sur une seule vue, avec des itinéraires à plusieurs arrêts créés par glisser-déposer et des modifications transmises instantanément sur le téléphone du chauffeur. Lorsque le planning change à 6 h 30 — et c’est toujours le cas —, tout le monde voit la même situation au même moment.

Les chauffeurs sont intégrés, pas simplement ajoutés en supplément. C’est grâce à l’application chauffeur que les systèmes cloud font leurs preuves. Les missions arrivent sur le téléphone, le chauffeur confirme l’enlèvement et la livraison, enregistre les signatures et prend des photos, et le justificatif de livraison est renvoyé dans le système dès que les marchandises y parviennent — prêt à être joint à la facture. Plus besoin de chercher le bon de livraison de mardi dernier lorsqu’un client conteste un montant.

De la livraison à la facturation le jour même. Dans un système connecté, la commande terminée contient déjà tout ce dont la facture a besoin : prix convenu, suppléments, temps d’attente, services supplémentaires enregistrés par le chauffeur. Les factures sont émises au format EHF/e-facture et synchronisées directement avec votre système comptable, au lieu d’être ressaisies des semaines plus tard à partir d’une pile de papier. Pour la plupart des transporteurs, il s’agit là de la plus importante amélioration de trésorerie apportée par un TMS.

Vos clients se servent eux-mêmes. Un TMS dans le cloud peut offrir à chaque client un portail web personnalisé où il peut réserver un transport, suivre ses envois et télécharger lui-même les accusés de réception et les factures, 24 heures sur 24. Chaque réservation en libre-service est un appel téléphonique de moins pour vos dispatchers.

Travaillez de n’importe où. Comme l’ensemble du système fonctionne dans le navigateur, le responsable du trafic peut replanifier les itinéraires du lundi depuis son canapé le dimanche soir, et le propriétaire peut consulter les chiffres depuis un salon professionnel à l’étranger. Rien n’est lié à un ordinateur au bureau.

Combien coûte un TMS dans le cloud ?

Les systèmes cloud sont facturés sous forme d’abonnements — généralement par poste de gestionnaire, par véhicule ou par volume de commandes — ; le coût évolue donc en fonction de la taille de votre activité. Une petite ou moyenne entreprise de transport paie un abonnement mensuel équivalent à une fraction d’un salaire, alors qu’un projet « à l’ancienne » sur site pourrait facilement engloutir une somme à six chiffres avant même que la première commande ne soit planifiée. Tout aussi important : il n’y a pas de frais cachés pour les serveurs, les consultants informatiques, les sauvegardes ou les mises à jour de version.

Lorsque vous comparez les fournisseurs, demandez ce qui est inclus. Certains facturent la planification d’itinéraires, l’application pour les chauffeurs et la facturation comme des modules complémentaires distincts ; d’autres incluent l’ensemble du processus, de la commande à la facturation, dans le prix de base. Le prix mensuel affiché n’a guère de sens tant que vous ne savez pas de quel type de formule il s’agit.

Le cloud est-il suffisamment sécurisé pour vos données d’exploitation ?

Pour la plupart des entreprises de transport, honnêtement, le cloud est plus sûr que les autres solutions. Un fournisseur de TMS sérieux utilise des connexions cryptées, effectue des sauvegardes continues et dispose d’une infrastructure redondante répartie entre plusieurs centres de données — un niveau de protection que très peu d’entreprises de transport pourraient mettre en place autour d’un serveur installé dans un placard de bureau. Si les locaux sont inondés ou si un ordinateur portable est volé, vos commandes, vos contrats et votre historique ne sont pas affectés ; vous vous connectez depuis un autre appareil et continuez à gérer vos expéditions.

Il en va de même pour la disponibilité : les fournisseurs dont l’activité repose entièrement sur la disponibilité offrent généralement une fiabilité bien supérieure à celle d’une installation gérée localement, à laquelle on ne prête attention que lorsqu’un problème survient.

Intégrations : le TMS comme plaque tournante opérationnelle

Un TMS dans le cloud ne doit pas être un îlot supplémentaire. Recherchez des connexions prêtes à l’emploi avec les systèmes qui entourent votre activité :

• Comptabilité — les factures et le statut des paiements sont automatiquement transférés dans votre système comptable, ce qui évite toute double saisie.
• EDI et API — réception des commandes par voie électronique de la part de gros clients et de transporteurs partenaires, et renvoi des mises à jour de statut, sans saisie manuelle.
• Plateformes d’étiquetage et d’expédition telles que nShift pour les opérations gérant également les flux de colis et de palettes.

Comme ces intégrations sont hébergées dans le cloud du côté du fournisseur, elles sont gérées de manière centralisée : lorsqu’un partenaire modifie son format, le fournisseur effectue une seule mise à jour pour tous les utilisateurs, et non une par installation client.

Le reporting environnemental fait désormais partie intégrante du métier

Les acheteurs de services de transport exigent de plus en plus souvent des justificatifs d’émissions en plus de la facture de fret. Un TMS moderne basé sur le cloud calcule les émissions de CO₂ par expédition à partir des trajets et des véhicules réels, et vous permet de fournir à vos clients des rapports environnementaux directement depuis leur portail. Ce qui n’était autrefois qu’un exercice annuel sur tableur devient une conséquence naturelle de votre activité courante — et une raison supplémentaire pour laquelle un client professionnel vous choisira plutôt qu’un transporteur incapable de fournir la moindre documentation.

Comment choisir — et déployer — un TMS cloud

Le choix : évaluez le système sur l’ensemble du flux, de la commande à la facturation, et non sur la base d’une simple liste de fonctionnalités. Insistez pour voir l’application conducteur sur un véritable téléphone, demandez combien de temps prend la mise en service pour une flotte de votre taille, et testez le système avec vos propres commandes et accords tarifaires avant de vous engager. Si un fournisseur ne peut pas vous présenter de chiffres concrets ou un véritable plan de déploiement, continuez à chercher.

Déploiement : commencez modestement et en toute transparence. Importez les clients, les véhicules et les commandes récurrentes avant la mise en service, effectuez une courte période de fonctionnement en parallèle (de l’ordre de quelques jours), puis envoyez quelques factures réelles via l’intégration comptable avant de désactiver l’ancien système. La formation à un système cloud bien conçu ne prend que quelques heures ; le plus gros travail consiste à s’accorder en interne sur la répartition des tâches au sein du nouveau flux.

Conclusion

Pour une entreprise de transport, un TMS basé sur le cloud n’est pas un projet informatique : c’est la décision de ne plus gérer vos opérations à l’aide de papier et d’appels téléphoniques. La commande est enregistrée une seule fois, transite par le service de répartition, le téléphone du chauffeur et le bon de livraison (POD), puis est générée sous forme de facture, sans que personne n’ait à la ressaisir. Les entreprises qui franchissent le pas passent leurs soirées à gérer leur flotte, et non à courir après la paperasse.

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