CO2-rapportering — Sådan dokumenterer du din forsendelses CO2-aftryk

Flere og flere transportkøbere beder om klimatal for deres leverancer. Det kan være et udbud, der kræver emissionsdokumentation, en revisor, der beder om dokumentation til bæredygtighedsrapporten, eller bare en kunde, der gerne vil vide, hvor meget CO₂ den sidste forsendelse "kostede" miljøet. FleetX har indbygget CO2-rapportering på flere niveauer, så du som transportør ikke behøver at regne i Excel - og så din kunde selv kan hente tallene, når de har brug for dem.

Her er et overblik over, hvad der er tilgængeligt.

Beregningen følger en international standard

CO2-tallene i FleetX er beregnet i henhold til GLEC Framework v3.2, som igen er baseret på ISO 14083 - den internationale standard for emissionsregnskaber inden for transport. Det betyder, at tallene er sammenlignelige på tværs af transportører, og at de er nøjagtige, når kunden bruger dem i sin egen ESG- eller CSRD-rapportering.

Beregningen er baseret på godsets vægt, den tilbagelagte afstand og den type køretøj , der udfører opgaven. FleetX dækker hele køretøjsspektret - fra varevogne under 3,5 ton til vogntog på over 34 ton - og understøtter alle almindelige brændstoftyper: diesel, benzin, CNG, LNG, biometan, LPG, hybrid og el. For elbiler bruges det norske elmix, så tallet afspejler det faktiske klimaaftryk i Norge.

Ud over CO₂ er NOₓ, partikler (PM10), CO og kulbrinter (HC) også medregnet, så du har et komplet miljøregnskab, når kunden beder om det.

Smart håndtering af køretøjsudvekslinger

Når en ordre oprettes, fastfryser FleetX et "øjebliksbillede" af det ønskede køretøj. Det betyder, at hvis du efterfølgende udskifter køretøjet i flåden eller ændrer køretøjets registrerede brændstofforbrug, vil emissionsrapporten på den allerede planlagte ordre stadig være korrekt for det køretøj, der faktisk skulle udføre jobbet. Hvis kørselslederen ændrer køretøjet på ordren , før chaufføren har accepteret turen, advarer systemet med en knap, der giver dig mulighed for at opdatere beregningen med nye data. Denne lille detalje sikrer, at tallene altid stemmer overens med virkeligheden.

Emissionsrapport pr. ordre

På hver enkelt ordre i transportstyringssystemet finder du et separat emissionspanel. Det viser:

• Hvilken køretøjskategori beregningen er foretaget for
• Samlet kørt distance
• CO₂, NOₓ, partikler, CO og HC i kilogram og gram
• En forklaring i klartekst - for eksempel "Emissioner for ordre 12345 fra Oslo til Trondheim med en samlet vægt på 2.400 kg blev beregnet ud fra køretøjstypen Leddelt > 34t med en samlet distance på 495 km."

For leverancer i flere etaper (afhentning på flere steder, omlæsning, multistop) er rapporten opdelt pr. etape, så kunden kan se præcis, hvordan totalen er bygget op.

Hvis der mangler oplysninger - f.eks. varernes vægt eller brændstofoplysninger om køretøjet - giver systemet dig besked med en specifik meddelelse om, hvad der skal udfyldes. Der er ingen "magiske tal" eller skjulte antagelser i rapporten.

Send rapporten direkte til kunden

Nederst i emissionspanelet er der en lille e-mailformular. Indtast (eller bekræft) kundens e-mailadresse, og tryk på "Send emissionsrapport" - så modtager kunden en præformateret rapport direkte i sin indbakke. Standardværdien hentes fra kontaktpersonen på ordren, så det tager to klik at sende.

CO2 på fakturaen

For mange kunder er fakturaen det vigtigste dokument - det er det, de arkiverer, og det er her, bæredygtighedsrevisorerne leder efter beviser. Derfor giver FleetX dig mulighed for at skrive udledningstallet direkte på fakturaen.

Når funktionen er slået til, tilføjer fakturaen automatisk en linje pr. ordre med teksten "CO2-emission 42,5 kg" (eller tilsvarende). Dette fungerer i både klassiske og moderne fakturaskabeloner og bliver en del af PDF'en - uanset om fakturaen sendes via e-mail, som EHF/elektronisk faktura eller printes.

Indstillingen findes under Indstillinger → Diverse → Faktura og kan til enhver tid slås til og fra.

Kundeportalen - selvbetjening for kunden

Der er to ting, der ofte stjæler tid fra transportørerne: Kunder, der ringer for at spørge om status, og kunder, der beder om emissionsrapporter på individuelle ordrer. Begge dele løses med FleetX's kundeportal (weborder).

Emissioner på hver ordre i kundeportalen

Når kunden logger ind og åbner en af sine egne ordrer, ser hun densamme emissionsrapport, som kørselslederen har internt - med køretøjstype, afstand og fuldt klimaregnskab. Hun behøver ikke at ringe til dig.

Som transportør kontrollerer du to ting:

• Om emissionsrapporten overhovedet skal vises i kundeportalen
• Om kunden skal kunne videresende rapporten via e-mail (til en kollega, til bogholderiet, til deres egen bæredygtighedschef).

Dette giver dig fuld kontrol over, hvilke kunder der har adgang, samtidig med at de mest aktive kunder kan betjene sig selv.

Miljørapport for udlejning og affald

Hvis du bruger FleetX til containerudlejning eller affaldshåndtering, findes der en separat aggregeret miljørapport i kundeportalen. Den viser, for en valgfri periode:

• Samlet mængde rapporteret affald
• Fordeling pr. fraktion - papir, plast, restaffald, glas, metal osv. - med cirkeldiagram
• Fordeling pr. kategori - genbrug, energiudnyttelse, deponering osv.
• En detaljeret tabel med fraktion, mængde og procent

Kunden kan vælge periode med et enkelt klik - de sidste 30 dage, denne måned, et bestemt kvartal, hele året, forrige år - og eksportere rapporten som PDF eller CSV. PDF'en er klar til at blive indsat i kundens egen bæredygtighedsrapport. CSV'en kan bruges til yderligere analyse.

Widget på forsiden med "sjove fakta"

Når kunden logger ind på portalen, bliver hun mødt af et lille klimakort på instrumentbrættet. Baseret på hendes faktiske mængder hos jer viser det:

• Hvor mange norske husstande hendes affald har drevet (baseret på energigenvinding)
• Hvor mange tons CO₂ hun har sparet i forhold til at sende affaldet til deponi
• Hvor mange træer det svarer til i årligt CO₂-optag

Det er en lille påmindelse om, at hver containerudlejning og hver transport bidrager til noget - og en god grund til, at kunden logger ind oftere.

Periodiske rapporter til transportøren

For dig som transportør har FleetX to vigtige aggregerede rapporter:

Emissionsrapport over perioden.

Under Reports finder du en emissionsrapport, der giver dig mulighed for at køre tal for en valgt periode med filtre på:

• Datointerval
• Kunde (en bestemt eller alle)
• Projekt - et eller flere
• Afdeling - en eller flere
• Gruppering: pr. kunde, pr. projekt eller pr. ressource/køretøj

Dette er den rapport, du bruger, når en kunde ringer i januar og spørger efter "samlede emissioner for sidste år". Med tre klik har du svaret.

Indtægter og miljø i samme rapport

For ledelsen er der også en kombineret rapport, der viser omsætning sammen med miljøtal - totalvægt, fraktioner og kategorier i samme oversigt. Det giver et godt grundlag for at koble forretningsudvikling og bæredygtighedsstrategi sammen i samme samtale.

Hvad der skal til for at komme i gang

For at CO2-rapporteringen skal fungere godt, skal du have tre ting på plads:

1. Køretøjsregistret skal have udfyldt brændstoftype og emissionsklasse for hvert køretøj. Dette gøres én gang pr. køretøj og opdateres, når noget ændrer sig.
2. Varernes (kollienes) vægt skal være registreret på ordrerne - enten manuelt, fra EDI-import eller fra kundens egen ordreindtastning. Uden vægt kan GLEC-metoden ikke bruges.
3. Distance håndteres automatisk af FleetX's routing engine, hvis den ikke allerede er registreret på ordren.

De egentlige moduler til emissionsberegning og fakturavisning aktiveres af FleetX-teamet for de kunder, der ønsker at bruge dem.

Én motor, mange forretninger - det er det, der gør forskellen

Det vigtige ved FleetX's løsning er, at alle CO2-tal - i kundeportalen, på fakturaen, i e-mailrapporten og i den periodiske rapport - kommer fra den samme beregningsmotor og den samme GLEC-standard. Det betyder, at kunden aldrig står med to forskellige Excel-regneark, der viser forskellige svar, og at du som transportør har fuld sporbarhed på hvert eneste tal, hvis revisoren spørger.

I en tid, hvor bæredygtighedsdokumentation går fra at være "nice to have" til at være et reelt krav i forbindelse med indkøb og rapportering, er det den slags detaljer, der adskiller professionel transportstyring fra den amatøragtige.

Vil du vide mere om, hvordan FleetX kan styrke din transportvirksomhed? Book en demo eller læs mere kundecases.