Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement für Transportunternehmen
Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften – automatisch abgewickelt. Transportunternehmen müssen zwei Regelwerke einhalten: das Arbeitszeitgesetz sowie die Vorschriften zu Lenk- und Ruhezeiten. FleetX Time and Absence erfasst beides automatisch, synchronisiert sich mit Ihren Tachographen-Daten und liefert Ihnen jederzeit prüfungsfähige Unterlagen. Ein System, das direkt mit Ihrem TMS verbunden ist.
Die Einhaltung der Vorschriften im Transportwesen ist komplexer als in den meisten anderen Branchen.
Als Arbeitgeber im Transportwesen sind Sie gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten zu dokumentieren, die Einhaltung der Lenk- und Ruhezeitenvorschriften sicherzustellen und diese Unterlagen den Kontrollbeamten jederzeit zur Verfügung zu stellen. Dies manuell zu erledigen, ist zeitaufwendig und fehleranfällig.
Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Arbeitszeitregelungen sicher sind und die Gesundheit der Mitarbeiter nicht gefährden. Für Kontrollen durch die Arbeitsaufsichtsbehörde (Arbeidstilsynet) müssen die entsprechenden Unterlagen in Echtzeit vorliegen.
Für Fahrer gelten strenge Vorschriften hinsichtlich Lenkzeiten, Pausen und Ruhezeiten. Verstöße müssen protokolliert, begründet und abgezeichnet werden – wobei die gesamte Historie aufzubewahren ist.
Überstunden, Zulagen und Gleitzeit müssen korrekt und einheitlich berechnet werden. Die manuelle Abstimmung der Arbeitszeitnachweise kostet Zeit und führt vor jedem Lohnlauf zu Fehlern.
Zeiterfassung
Ein Check-in. Jede Stunde wird erfasst.
Fahrer und andere Mitarbeiter melden sich direkt in der FleetX-App zum Schichtbeginn und -ende an bzw. ab. Die Tachographen-Daten aus Tracksys werden automatisch abgerufen und mit den registrierten Stunden abgeglichen, sodass Fahrzeit, sonstige Arbeit und Ruhezeiten ohne manuelle Eingabe erfasst werden.
Vergisst ein Fahrer, sich zu Beginn einer Schicht einzuloggen, sendet das System automatisch eine Erinnerung. Bei Fahrern, deren Fahrtenschreiberdaten bereits in FleetX einfließen, kann das Einloggen auf Basis dieser Daten automatisch erfolgen.
Genehmigung der Arbeitszeitnachweise
Arbeitszeitnachweise, die sich von selbst berechnen.
Die Arbeitszeitübersicht bietet Führungskräften eine vollständige Aufschlüsselung der Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters, einschließlich der Tachographen-Daten, aufgeschlüsselt nach Fahrzeit, sonstigen Tätigkeiten und Ruhezeiten. Überstunden, Zulagen und Gleitzeit werden automatisch auf der Grundlage Ihrer konfigurierten Regeln berechnet – und nicht manuell von jemandem vor der Lohnabrechnung ermittelt.
Führungskräfte genehmigen die Arbeitszeitnachweise direkt im System, und die genehmigten Stunden werden in Ihr Lohnabrechnungs- oder Buchhaltungssystem exportiert. Keine erneute Eingabe, kein Abgleich und keine Verzögerungen.
Verstöße verwalten
Verstöße werden automatisch erkannt, dokumentiert und behoben.
FleetX überwacht Arbeitszeiten sowie Lenk- und Ruhezeiten kontinuierlich im Hinblick auf die im Arbeitsschutzgesetz festgelegten Grenzwerte. Bei einem Verstoß erhält der Fahrer in der App eine Benachrichtigung, in der erklärt wird, was passiert ist, und er wird aufgefordert, eine Erklärung abzugeben. Diese Erklärung wird dem zuständigen Vorgesetzten zur Prüfung weitergeleitet.
Jeder Verstoß wird vollständig protokolliert, abgezeichnet und in der Personalakte des Mitarbeiters archiviert. Falls ein Inspektor von Statens Vegvesen oder Arbeidstilsynet Unterlagen anfordert, liegen diese bereits vor.
Urlaub und Abwesenheit
Urlaubsanträge werden über das Handy des Fahrers bearbeitet.
Die Fahrer beantragen Urlaub, Freistellungen und Auszeiten direkt über die FleetX-App. Sie können einsehen, wie viele Tage ihnen noch zustehen, den Status ausstehender Anträge überprüfen und genehmigte Freistellungen einsehen – und das alles, ohne sich an die Zentrale wenden zu müssen. Auch Krankmeldungen können über die App erfasst werden.
Vorgesetzte sehen alle anstehenden Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter auf einen Blick, können diese genehmigen oder ablehnen – wobei der Fahrer automatisch benachrichtigt wird – und erhalten sofort eine Benachrichtigung, wenn ein Auftrag an eine abwesende Person vergeben wird. Keine Terminkonflikte, keine Überraschungen.
Vollständig in das TMS integriert
Ein Fahrer. Eine App. Alles vernetzt.
„Time and Absence“ ist in dieselbe Plattform integriert wie FleetX TMS. Die Fahrer nutzen eine einzige App für ihre Aufträge, die Navigation, den Liefernachweis, die Zeiterfassung und Urlaubsanträge. Es muss keine separate App zur Zeiterfassung installiert oder verwaltet werden, und es müssen keine Daten zwischen den Systemen synchronisiert werden.
Für Manager stehen die Arbeitszeitdaten zusammen mit den Betriebsdaten auf derselben Plattform zur Verfügung. Sie erhalten einen umfassenden Überblick über die Aktivitäten Ihrer Fahrer, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen.
FUNKTIONEN
Alles, was Sie brauchen, um die Vorschriften einzuhalten und die Kontrolle zu behalten.
FleetX Time and Absence deckt den gesamten Arbeitszeitzyklus für Transportunternehmen ab – vom Einchecken der Fahrer bis zum Export der Gehaltsdaten – und gewährleistet dabei in jedem Schritt die Einhaltung der Vorschriften.
Zeiterfassung
Einfache Erfassung des Dienstbeginns und -endes für Fahrer und alle Mitarbeiter mit automatischer Tachographen-Synchronisierung über Tracksys
Zeiterfassung
Genehmigung der Arbeitszeitnachweise
Vollständige Aufschlüsselung der Arbeitsstunden nach Fahrzeit, sonstigen Tätigkeiten und Ruhezeiten, mit automatischer Berechnung von Überstunden, Zuschlägen und Gleitzeit
Genehmigung der Arbeitszeitnachweise
Verletzungsmanagement
Automatische Überwachung der Einhaltung von Arbeitszeit- sowie Lenk- und Ruhezeitvorschriften, einschließlich Benachrichtigung des Fahrers, Überprüfung durch den Vorgesetzten und Archivierung in den Personalakten
Verletzungsmanagement
Urlaubsanträge
Fahrer beantragen Urlaub, Freistellungen und Krankheitstage direkt über die App, wobei die verbleibenden Tage und das Flexzeitguthaben stets einsehbar sind
Urlaubsanträge
Urlaubsgenehmigung
Genehmigungsworkflow für Vorgesetzte mit automatischen Benachrichtigungen an den Fahrer und Warnmeldungen, wenn ein Auftrag einem abwesenden Mitarbeiter zugewiesen wird
Urlaubsgenehmigung
In das TMS integriert
Eine App für Fahrer, eine Plattform für Manager – genehmigte Arbeitszeiten werden direkt in die Lohnabrechnung und Buchhaltung exportiert
In das TMS integriert
UNSERE KUNDEN
Wird täglich von Transportteams in ganz Skandinavien und Europa eingesetzt.
„Man muss einfach nur umsteigen – es eröffnet eine ganz neue Welt. Volle Kontrolle, tolle Integrationsmöglichkeiten und die Rechnungsstellung ist ganz einfach.“
Constellation Cold Logistics AS
„FleetX ist ein unkompliziertes System, das uns den Alltag erleichtert. Ich habe alles selbst eingerichtet und war in weniger als einer Woche voll einsatzbereit.“
Bekkeseth Transport und Vermietung
„Das FleetX TMS mit seinem Vermietungsmodul hat unsere Betriebsabläufe revolutioniert und uns die volle Kontrolle über unseren Abfallbereich verschafft.“
Telemark Bilruter-Gruppe
„Das spart viel Zeit und bietet einen viel besseren Überblick.“
Oslo Distribusjon AS
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