Byta TMS: så gör du det utan att stoppa verksamheten

Kort svar: Att byta TMS är mindre dramatiskt än de flesta tror. Kundregistret, prisavtalen, de fasta körningarna, fordonen och förarna flyttas över till det nya systemet; historiken stannar kvar i det gamla som arkiv. Med en plan i etapper och några veckors parallellkörning stannar verksamheten aldrig - och med en leverantör som tar ansvar för införandet är det systemleverantören som gör grovjobbet, inte du. Det svåraste med ett byte är att bestämma sig.

Varför stannar man kvar i ett system man är missnöjd med?

Fråga en åkeriägare varför företaget fortfarande använder ett TMS som alla klagar på, så får du sällan svaret "det är tillräckligt bra". Du får höra: "Vi har inte tid." "Allt ligger ju där." "Vi har lagt ner så mycket på det."

Alla tre är begripliga - och alla tre är fällor. "Vi har lagt ner så mycket på det" är ett klassiskt exempel på sunk cost-fällan: pengarna och timmarna du har lagt på det nuvarande systemet kommer inte tillbaka för att du stannar kvar. Den enda relevanta frågan är vad de kommande åren kommer att kosta dig - i förlorade timmar, frustrerade förare och funktioner som aldrig kom.

Och "vi har inte tid"? Räkna ut vad dagens krångel kostar dig per vecka. Missnöje med ett TMS är sällan gratis; kostnaden är bara jämnt utspridd över året, så att den aldrig syns på någon faktura.

När är det ett bra tillfälle att byta?

Det finns inget perfekt ögonblick, men det finns bra och dåliga:

Bra tillfällen: din lågsäsong (för många är det januari-februari eller sommaren), direkt efter att en faktureringsperiod har stängts, eller inför kända förändringar - en ny stor kund, nya fordon, nya myndighetskrav som ändå tvingar fram nya rutiner.

Dåliga tillfällen: mitt i högsäsongen, mitt i en faktureringsperiod eller veckan före semestern. Inte för att det är omöjligt, utan för att du vill ha marginal för utbildning de första två veckorna.

En sak till om tidpunkten: kontrollera uppsägningstiden i avtalet med din nuvarande leverantör först. Många avtal har tre till tolv månaders uppsägningstid - så du vill säga upp avtalet i god tid och använda överlappningen till en lugn övergång, i stället för att betala dubbelt längre än nödvändigt.

Vilken data följer med?

Det här är oron som stoppar flest, och den är mindre farlig än den känns. Dela upp datan i tre kategorier:

Det här flyttas över: kundregistret med kontaktuppgifter och betalningsvillkor, prisavtal och taxor, fasta körningar och rutter, fordon, släp och förare. Det är grunden i din verksamhet, och den importeras till det nya systemet - oftast från exportfiler från det gamla.

Det här sparas som arkiv: orderhistorik, gamla fakturor och statistik. Det lönar sig sällan att flytta flera års historik till ett nytt system - be i stället din gamla leverantör om en fullständig export (du har rätt till din data) och spara den som arkiv. Bokföringen är ändå trygg i redovisningssystemet, som lever vidare oavsett TMS-byte.

Det här ska du inte ta med: dåliga rutiner. Ett byte är ett sällsynt tillfälle att städa - kunder som inte längre finns, priser som ingen minns avtalet bakom, "tillfälliga" undantag från 2019. Ta med det som stämmer och arkivera resten. Många upptäcker att halva kundregistret bara var damm.

Och ställ två frågor till din gamla leverantör tidigt: "I vilket format får vi ut vår data?" och "Vad kostar exporten?" Svaren säger mycket om hur snabbt du bör gå vidare.

Så hittar du tiden: byt i etapper, inte i ett enda språng

Hemligheten är att sluta se bytet som en enda stor flyttdag. Så här ser en realistisk plan ut för ett litet eller medelstort transportföretag:

Vecka 1 - Uppsättning: kunder, priser, fordon och förare importeras. Integrationen med redovisningssystemet sätts upp. Mest leverantören, med förtydliganden från dig.

Vecka 2 - Utbildning: trafikledaren lär sig planeringen, förarna får appen och gör testleveranser. Leverantören utbildar, ditt team övar.

Vecka 3 - Parallellkörning: nya ordrar läggs in i det nya systemet, det gamla används som referens. De första fakturorna körs och kontrolleras. Du driver verksamheten, leverantören finns nära.

Vecka 4 - Full drift: det gamla systemet sätts i läsläge. Finjustering av rapporter och rutiner. Du - med support i ryggen.

Lägg märke till hur lite av grovjobbet som hamnar på dig. Din viktigaste uppgift vid ett bra byte är att svara på frågor om hur ditt företag arbetar - och att se till att förarna får testa appen tidigt, inte sista dagen. Det är också klokt att utse en person internt som "ägare av bytet": inte för att göra allt, utan för att se till att förtydligandena aldrig fastnar.

Och parallellkörningen: två till tre veckor, inte mer. Kör du två system i två månader har du inte bytt - du har dubblat arbetet. Bestäm ett datum när det gamla systemet blir ett arkiv, och håll fast vid det.

Vad hjälper FleetX till med vid ett byte?

När du byter till FleetX tar vi ansvar för flytten. I praktiken innebär det att vi sätter upp systemet med dina kunder, priser, fordon och fasta körningar - du levererar underlaget, vi sköter importen. Vi sätter upp integrationen med ditt redovisningssystem, utbildar dina trafikledare och förare och finns nära under parallellkörningen tills den första faktureringskörningen har kontrollerats och godkänts. Och eftersom vårt team kan transport sker hela processen på ett klart och begripligt språk - även den dagen något brådskar.

Vi har flyttat transportföretag från både kalkylark och andra TMS, och erfarenheten är entydig: det är inte mängden data som avgör hur smidigt ett byte blir, utan om leverantören tar ansvar eller skjuter över det på dig. Fråga oss gärna hur ett byte skulle se ut för ditt företag - det är ett samtal på en halvtimme, inte ett åtagande.

Vanliga frågor

Hur lång tid tar det att byta TMS?

För de flesta små och medelstora transportföretag: ungefär fyra veckor från start till full drift, varav två till tre veckor är parallellkörning. Själva verksamheten stannar aldrig - nya ordrar läggs helt enkelt in i det nya systemet från ett överenskommet datum.

Förlorar vi vår historik när vi byter?

Nej. Grunddata (kunder, priser, körningar, fordon, förare) flyttas till det nya systemet, och historiken tar du ut som en fullständig export från din gamla leverantör och sparar som arkiv. Bokföringshistoriken finns ändå kvar i redovisningssystemet.

Kan vi byta mitt i året?

Ja. Det viktigaste är att byta direkt efter en stängd faktureringsperiod och utanför högsäsongen - inte vilket kvartal det är. Årsskiftet passar en del bra, men det är inget krav.

Vad gör vi med öppna ordrar när vi byter?

Den vanligaste lösningen: ordrar som redan pågår slutförs och faktureras i det gamla systemet, medan alla nya ordrar läggs in i det nya. Efter två till tre veckor är det gamla systemet tomt på aktiva ordrar av sig självt.

Vad händer om förarna inte vill byta app?

Motståndet försvinner nästan alltid samma vecka som förarna testar en app som är enklare än den gamla. Låt ett par erfarna förare testa tidigt och få säga sitt - de blir dina ambassadörer internt.

Vad kostar det att byta?

Kalkylen har tre delar: eventuella dubbla licenskostnader under uppsägningstiden, tid för utbildning - och vinsten som börjar från vecka fyra. Be leverantören du överväger att ställa upp kalkylen för ditt företag, med införandet specificerat.

Funderar du på att byta? Boka ett samtal med FleetX - berätta vilket system du kommer från, så visar vi hur planen för bytet ser ut för dig.