Vad är ett TMS? En guide för transportföretag

Kort svar: Ett TMS (Transport Management System) är programvara som samlar hela verksamheten i ett transportföretag - ordermottagning, planering av körningar, kommunikation med förarna, dokumentation och fakturaunderlag - i ett och samma system. I stället för att informationen är utspridd i e-post, telefonsamtal, kalkylark och pärmar får alla i företaget samma överblick i realtid.

Vardagen utan TMS

De flesta transportföretag känner igen det här: ordrar kommer in via e-post, sms och telefon. Körningarna planeras i ett kalkylark eller på en whiteboardtavla. Föraren får besked per telefon, skriver under på papper och lämnar in fraktsedlarna på kontoret på fredagen - om de inte blir kvar i lastbilen. Sedan lägger någon på kontoret timmar på att reda ut vad som faktiskt har körts innan fakturorna kan skickas.

Det fungerar. Tills det inte gör det: en körning glöms bort, en kund faktureras aldrig, eller den enda personen som "har allt i huvudet" blir sjuk.

Ett TMS tar inte bort arbetet - det tar bort pusslandet i efterhand. Informationen registreras en gång, där den uppstår, och följer uppdraget hela vägen från bokning till betald faktura.

Vad gör ett TMS i praktiken?

Tänk på ett uppdrag som en tråd som löper genom hela företaget. Ett TMS håller i tråden hela vägen:

Ordermottagning. Kunden bokar via onlinebokning, via e-postintegration eller genom att trafikledaren lägger in ordern direkt. Allt hamnar i samma orderlista, med samma information.

Planering och trafikledning. Trafikledaren ser alla uppdrag, fordon och förare på en och samma skärm och fördelar körningarna. Ändringar slår igenom direkt - inget ringande runt.

Förarens del av uppdraget. Föraren får körningarna direkt i en app i telefonen: adresser, kollin, särskilda instruktioner. Där registrerar föraren också avvikelser, tar foton och samlar in signatur vid leverans (POD - leveransbevis).

Dokumentation och fakturaunderlag. När körningen är levererad finns hela underlaget redan i systemet. Fakturan bygger på det som faktiskt utfördes och förs över till redovisningssystemet. I praktiken innebär det integration med system som Tripletex, PowerOffice, Visma eller Uni Economy.

Rapportering. Ledningen ser lönsamheten per kund, fordon eller typ av uppdrag - och kan ta fram utsläppsdokumentation när kunderna frågar efter den.

Vem har nytta av ett TMS?

Det handlar mindre om antalet fordon än om hur komplex verksamheten är. Du är förmodligen redo för ett TMS om något av det här stämmer:

• Ordrar kommer in via flera kanaler, och ibland faller något mellan stolarna.
• Faktureringen sker dagar eller veckor efter leverans och kräver manuell sammanställning.
• Kunskapen om kunder, priser och fasta körningar sitter i huvudet på en eller två personer.
• Förarna lägger tid på pappersarbete, och kontoret lägger tid på att tyda det.
• Kunderna börjar fråga efter elektronisk bokning, spårning eller CO2-dokumentation.

Ett företag med tre fordon kan ha större behov än ett med trettio - det avgörande är hur mycket tid som går förlorad mellan leden.

Vad ska transportföretag titta efter i ett TMS?

Alla system är inte byggda för lokala förhållanden. Kontrollera de här punkterna innan du väljer:

1. Integration med ditt redovisningssystem. Fakturaflödet till Tripletex, PowerOffice, Visma och liknande ska vara standard, inte ett specialprojekt.
2. Support och gränssnitt på ditt eget språk. När trafikledaren kör fast en fredagseftermiddag hjälper det föga med support i en annan tidszon - eller på ett annat språk.
3. En förarapp som klarar verkligheten. Så enkel att den går att använda med handskar i regnet, och som fungerar offline i områden utan täckning.
4. Tidrapportering och löneunderlag. Kollektivavtal och övertidsregler gör att tidsdata bör registreras där arbetet utförs.
5. CO2- och miljörapportering. Allt fler transportköpare - särskilt offentliga - kräver utsläppsdokumentation i upphandlingar. Systemet bör kunna leverera detta utan manuella beräkningar.
6. Molnbaserad drift. Inga servrar att underhålla, åtkomst var du än är och uppdateringar utan driftstopp.

Hur lång tid tar det att komma igång?

Kortare tid än de flesta tror. Ett modernt, molnbaserat TMS sätts normalt upp på allt från några dagar till några veckor, beroende på hur många integrationer och fasta kunduppsättningar som ska vara på plats. Den viktigaste framgångsfaktorn är inte tekniken, utan att förare och trafikledare får utbildning och använder systemet från dag ett. Välj en leverantör som tar ansvar för införandet - inte en som bara skickar dig en inloggning.

Vanliga frågor

Vad står TMS för?

TMS står för Transport Management System. På svenska talar man ofta om transportadministrativt system, eller TA-system. Det är den programvara som transportföretag använder för att hantera ordrar, körningar, förare och fakturering.

Är ett TMS samma sak som fleet management?

Nej. Fleet management (GPS-spårning, fordonsdata) visar var fordonen befinner sig och hur de används. Ett TMS hanterar själva uppdragen - från bokning till faktura. Många TMS-lösningar innehåller eller integrerar fleet management, men det är TMS:et som knyter ihop verksamheten.

Behöver små transportföretag ett TMS?

Ofta, ja. Små företag har sällan administrativ personal att avvara, så den tid som frigörs från manuellt kontorsarbete märks snabbare där än i stora företag. Molnbaserade lösningar håller dessutom tröskeln låg - du behöver varken servrar eller en IT-avdelning.

Vad kostar ett TMS?

Priset beror på antalet användare och vilka moduler du behöver. De flesta moderna lösningar prissätts som en månadsprenumeration utan stora investeringar i förväg. Den rätta kalkylen är ändå inte prenumerationspriset i sig, utan vad den manuella administrationen kostar dig i dag - i timmar, faktureringsfel och förlorade uppdrag.

Kan ett TMS användas med det redovisningssystem vi redan har?

Ja, det är hela poängen. Ett bra TMS för över fakturaunderlaget direkt till ditt redovisningssystem, så att ingen behöver knappa in samma siffror två gånger.

FleetX är ett molnbaserat TMS byggt för transportföretag. Vill du se hur det fungerar i praktiken? Prova FleetX.