En bref : Excel fonctionne bien pour la planification des transports tant qu'une seule personne a une vue d'ensemble complète et que les volumes restent faibles. Mais le tableur ne partage pas l'information en temps réel, ne communique ni avec le téléphone du chauffeur ni avec le système comptable, et ne grandit pas avec l'entreprise. Un TMS fait tout cela - et la plupart de ceux qui changent découvrent que l'Excel "gratuit" était le système le plus coûteux qu'ils aient jamais eu.
Soyons honnêtes : Excel est un excellent outil, et on trouve partout dans les bureaux de transport des tableurs de planning impressionnants. Le problème est rarement la feuille elle-même. Le problème, c'est tout ce qui doit se passer autour.
La commande arrive par e-mail et doit être ressaisie. Le chauffeur reçoit sa mission par téléphone et la note sur un bout de papier. Le changement de midi passe, ou pas. Le récépissé de livraison revient sur papier. Et en fin de semaine, quelqu'un compile tableurs, notes et boîtes mail pour savoir ce qui peut être facturé.
Chacun de ces maillons est une source d'erreur - et chacun coûte du temps que personne ne comptabilise.
Excel ne coûte presque rien à l'achat. C'est pour cela que la comparaison est faussée - car les vrais coûts ne sont jamais comptabilisés :
Le temps. Faites le calcul : combien d'heures par semaine le bureau passe-t-il à saisir des commandes, à courir après les lettres de voiture et à compiler la base de facturation ? Multipliez par le coût horaire, puis par 46 semaines. Pour beaucoup d'entreprises, ce chiffre couvre plusieurs fois un abonnement TMS.
Les erreurs de facturation. Trajets oubliés, mauvais prix, suppléments jamais ajoutés. D'après notre expérience, les plus grosses fuites se trouvent dans les extras - temps d'attente, arrêts supplémentaires, déplacements pour rien - justement ce qu'on note sur des bouts de papier.
Le risque lié à la personne clé. Quand la planification tient dans un seul tableur et une seule tête, l'entreprise est à un arrêt maladie du chaos. C'est un risque qui devrait préoccuper la direction, pas seulement le bureau.
Les occasions manquées. Les clients qui exigent la commande électronique, le suivi ou un reporting environnemental dans leurs appels d'offres vont chez des concurrents capables de le fournir. Cela n'apparaît jamais sur une facture - cela arrive, tout simplement.
Pour être juste : tout le monde n'a pas besoin d'un TMS demain. Excel peut tout à fait convenir si vous avez peu de véhicules et des tournées fixes et prévisibles, une seule personne qui planifie et facture, des clients qui ne demandent ni commande numérique ni documentation, et peu d'extras à saisir.
Mais notez que cela décrit une entreprise qui ne va pas grandir. Dès que vous ajoutez des véhicules, des clients ou un nouvel exploitant, c'est le flux - pas le tableur - qui cède en premier.
La peur du changement lui-même retient beaucoup d'entreprises dans Excel plus longtemps que nécessaire. En pratique, une transition se déroule ainsi :
Un fournisseur sérieux fait ce travail avec vous, avec une assistance dans votre langue tout au long du processus.
Avec des modèles et des macros, vous pouvez aller loin, mais vous ne réglerez pas le problème de fond : Excel n'atteint pas le chauffeur sur la route et ne communique pas avec le système comptable. Vous améliorez l'archive - pas le flux.
Un bon TMS est conçu pour les exceptions du transport : missions urgentes, changements en cours de journée, prix spéciaux par client. La différence, c'est que les exceptions sont documentées et facturées - au lieu de rester dans la mémoire de quelqu'un.
Pour la plupart des petites et moyennes entreprises de transport : de quelques jours à quelques semaines. Ce qui prend du temps, c'est rarement la technologie, mais la reprise propre du fichier clients et des accords tarifaires - un travail qui aurait dû être fait de toute façon.
Le fichier clients et les tournées régulières peuvent généralement être importés. L'historique, vous pouvez le garder dans les tableurs comme archive - ce sont les transports à venir qui ont leur place dans le système, pas ceux du passé.
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