Respuesta corta: Cambiar de TMS es menos dramático de lo que la mayoría piensa. Su registro de clientes, acuerdos de precios, rutas habituales, vehículos y conductores pasan al nuevo sistema; el historial se queda en el antiguo como archivo. Con un plan por fases y unas pocas semanas de funcionamiento en paralelo, la operativa nunca se detiene - y con un proveedor que asume la responsabilidad de la puesta en marcha, es el proveedor del sistema quien hace el trabajo pesado, no usted. Lo más difícil del cambio es decidirse a hacerlo.
Pregunte a un transportista por qué sigue usando un TMS del que se queja, y rara vez obtendrá la respuesta "es lo bastante bueno". Obtendrá: "No tenemos tiempo." "Todo está ahí dentro." "Hemos invertido demasiado en él."
Las tres son comprensibles - y las tres son trampas. "Hemos invertido demasiado en él" es el clásico coste hundido: el dinero y las horas que ha dedicado al sistema actual no volverán por quedarse. La única pregunta relevante es lo que le costarán los próximos años - en horas perdidas, conductores frustrados y funciones que nunca llegaron.
¿Y "no tenemos tiempo"? Calcule lo que le cuesta a la semana el engorro actual. La insatisfacción con un TMS rara vez sale gratis; simplemente se reparte uniformemente a lo largo del año para que nunca aparezca en una factura.
No hay un momento perfecto, pero sí los hay buenos y malos:
Buenos momentos: su temporada baja (para muchos, enero-febrero o el verano), justo después de cerrar un periodo de facturación, o antes de cambios conocidos - un nuevo gran cliente, vehículos nuevos, nuevos requisitos normativos que obligarán a nuevas rutinas de todos modos.
Malos momentos: en plena temporada alta, en mitad de un periodo de facturación, o la semana antes de las vacaciones. No porque sea imposible, sino porque querrá tener capacidad libre para la formación durante las dos primeras semanas.
Una cosa más sobre el momento: compruebe primero el plazo de preaviso del contrato con su proveedor actual. Muchos contratos tienen entre tres y doce meses de preaviso - así que conviene avisar pronto y usar el solapamiento para una transición tranquila, en lugar de pagar dos veces durante más tiempo del necesario.
Esta es la preocupación que frena a la mayoría, y es menos peligrosa de lo que parece. Distinga tres categorías:
Esto pasa al nuevo sistema: el registro de clientes con datos de contacto y condiciones de pago, acuerdos de precios y tarifas, rutas y recorridos habituales, vehículos, remolques y conductores. Esta es la base de su operativa, y se importa en el nuevo sistema - normalmente a partir de archivos de exportación del antiguo.
Esto se conserva como archivo: el historial de pedidos, las facturas antiguas y las estadísticas. Rara vez merece la pena trasladar varios años de historial a un sistema nuevo - en su lugar, pida a su antiguo proveedor una exportación completa (tiene derecho a sus datos) y consérvela como archivo. Su contabilidad está a salvo en el sistema contable de todos modos, que sigue funcionando con independencia del cambio de TMS.
Esto no debería llevárselo: las malas rutinas. Un cambio es una oportunidad poco frecuente para poner orden - clientes que ya no existen, precios cuyo acuerdo nadie recuerda, excepciones "temporales" de 2019. Lleve lo que es cierto, archive el resto. Muchos descubren que la mitad del registro de clientes era polvo.
Y haga pronto dos preguntas a su antiguo proveedor: "¿En qué formato obtenemos nuestros datos?" y "¿Cuánto cuesta la exportación?" Las respuestas le dicen mucho sobre la rapidez con la que debería seguir adelante.
El secreto está en dejar de pensar en el cambio como un gran día de mudanza. Así es un plan realista para una pequeña o mediana empresa de transporte:
Semana 1 - Configuración: se importan clientes, precios, vehículos y conductores. Se configura la integración con el sistema contable. Principalmente el proveedor, con aclaraciones por su parte.
Semana 2 - Formación: el despachador aprende la planificación, los conductores reciben la app y hacen entregas de prueba. El proveedor forma; su equipo practica.
Semana 3 - Funcionamiento en paralelo: los pedidos nuevos entran en el nuevo sistema, el antiguo se usa como referencia. Se emiten y revisan las primeras facturas. Usted opera, el proveedor se mantiene cerca.
Semana 4 - Operativa completa: el sistema antiguo se pone en modo de solo lectura. Ajuste fino de informes y rutinas. Usted - con el soporte detrás.
Fíjese en lo poco de esto que es trabajo pesado para usted. Su tarea más importante en un buen cambio es responder a preguntas sobre cómo trabaja - y asegurarse de que los conductores prueben la app pronto, no el último día. También es prudente nombrar a una persona internamente como "responsable del cambio": no para hacerlo todo, sino para que las aclaraciones nunca se atasquen.
Y sobre el funcionamiento en paralelo: de dos a tres semanas, no más. Si trabaja con dos sistemas durante dos meses, no ha cambiado - ha duplicado el trabajo. Fije una fecha para que el sistema antiguo pase a ser un archivo, y cúmplala.
Cuando cambia a FleetX, nosotros nos hacemos cargo de la mudanza. En la práctica, eso significa que configuramos el sistema con sus clientes, precios, vehículos y rutas habituales - usted aporta la base, nosotros hacemos la importación. Configuramos la integración con su sistema contable, formamos a sus despachadores y conductores, y nos mantenemos cerca durante el funcionamiento en paralelo hasta que la primera emisión de facturas se ha revisado y aprobado. Y como nuestro equipo conoce el transporte, todo el proceso se desarrolla en lenguaje claro - incluido el día en que algo es urgente.
Hemos trasladado empresas de transporte tanto desde hojas de cálculo como desde otros TMS, y la experiencia es inequívoca: no es la cantidad de datos lo que decide lo fluido que es un cambio, sino si el proveedor asume la responsabilidad o se la traslada a usted. No dude en preguntarnos cómo sería un cambio para su empresa - es una conversación de media hora, no un compromiso.
Para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas de transporte: unas cuatro semanas desde el inicio hasta la operativa completa, de las cuales entre dos y tres semanas son de funcionamiento en paralelo. La operativa en sí nunca se detiene - los pedidos nuevos simplemente entran en el nuevo sistema a partir de una fecha acordada.
No. Los datos maestros (clientes, precios, rutas, vehículos, conductores) pasan al nuevo sistema, y el historial lo obtiene como exportación completa de su antiguo proveedor y lo conserva como archivo. El historial contable está en el sistema contable de todos modos.
Sí. Lo más importante es cambiar justo después de un periodo de facturación cerrado y fuera de su temporada alta - no en qué trimestre se hace. El cambio de año resulta cómodo para algunos, pero no es un requisito.
La solución más habitual: los pedidos ya en curso se completan y facturan en el sistema antiguo, mientras que todos los pedidos nuevos entran en el nuevo. Al cabo de dos o tres semanas, el sistema antiguo se queda sin pedidos activos por sí solo.
La resistencia casi siempre desaparece la misma semana en que los conductores prueban una app más sencilla que la antigua. Deje que un par de conductores experimentados la prueben pronto y den su opinión - se convertirán en sus embajadores internos.
El cálculo tiene tres partes: la posible licencia solapada durante el periodo de preaviso, el tiempo de formación - y la ganancia que empieza a partir de la cuarta semana. Pida al proveedor que está considerando que prepare el cálculo para su empresa, con la puesta en marcha desglosada.
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