Skift af TMS: sådan gør du det uden at stoppe driften

Kort svar: Et skift af TMS er mindre dramatisk, end de fleste tror. Dit kunderegister, dine prisaftaler, faste ture, køretøjer og chauffører flytter over i det nye system; historikken bliver i det gamle som arkiv. Med en plan i faser og nogle få ugers parallelkørsel stopper driften aldrig - og med en leverandør, der tager ansvar for onboardingen, er det systemleverandøren, der løfter det tunge, ikke dig. Det sværeste ved at skifte er at beslutte sig for det.

Hvorfor bliver man i et system, man er utilfreds med?

Spørg vognmænd, hvorfor de stadig bruger et TMS, de klager over, og du får sjældent svaret "det er godt nok". Du får: "Vi har ikke tid." "Alt ligger derinde." "Vi har investeret så meget i det."

Alle tre er forståelige - og alle tre er fælder. "Vi har investeret så meget i det" er klassiske sunk costs: De penge og timer, du har brugt på det nuværende system, kommer ikke tilbage ved at blive. Det eneste relevante spørgsmål er, hvad de næste par år vil koste dig - i tabte timer, frustrerede chauffører og funktioner, der aldrig kom.

Og "vi har ikke tid"? Regn ud, hvad dagens bøvl koster dig om ugen. Utilfredshed med et TMS er sjældent gratis; den er bare fordelt jævnt over året, så den aldrig dukker op på en faktura.

Hvornår er et godt tidspunkt at skifte?

Der findes ikke et perfekt tidspunkt, men der findes gode og dårlige:

Gode tidspunkter: din lavsæson (for mange er det januar-februar eller sommeren), lige efter at en faktureringsperiode er lukket, eller forud for kendte ændringer - en ny stor kunde, nye køretøjer, nye lovkrav, der alligevel vil tvinge nye rutiner igennem.

Dårlige tidspunkter: midt i højsæsonen, midt i en faktureringsperiode eller ugen før ferien. Ikke fordi det er umuligt, men fordi du vil have ledig kapacitet til oplæring de første to uger.

En ting mere om timing: Tjek opsigelsesvarslet i kontrakten med din nuværende leverandør først. Mange kontrakter har tre til tolv måneders opsigelse - så du vil gerne opsige tidligt og bruge overlappet til en rolig overgang i stedet for at betale dobbelt længere end nødvendigt.

Hvilke data kommer med?

Det er den bekymring, der stopper de fleste, og den er mindre farlig, end den føles. Skeln mellem tre kategorier:

Det her flytter med: kunderegistret med kontaktoplysninger og betalingsbetingelser, prisaftaler og tariffer, faste ture og ruter, køretøjer, anhængere og chauffører. Det er fundamentet for din drift, og det importeres i det nye system - som regel fra eksportfiler fra det gamle.

Det her gemmes som arkiv: ordrehistorik, gamle fakturaer og statistik. Det kan sjældent betale sig at flytte flere års historik ind i et nyt system - bed i stedet din gamle leverandør om en komplet eksport (du har ret til dine data), og gem den som arkiv. Dit regnskab er alligevel i sikkerhed i regnskabssystemet, som lever videre uanset skiftet af TMS.

Det her skal du ikke tage med: dårlige rutiner. Et skift er en sjælden mulighed for at rydde op - kunder, der ikke længere findes, priser, som ingen kan huske aftalen bag, "midlertidige" undtagelser fra 2019. Tag det med, der er rigtigt, og arkivér resten. Mange opdager, at halvdelen af kunderegistret var støv.

Og stil din gamle leverandør to spørgsmål tidligt: "I hvilket format får vi vores data ud?" og "Hvad koster eksporten?" Svarene fortæller dig meget om, hvor hurtigt du bør komme videre.

Sådan finder du tiden: skift i faser, ikke i ét spring

Hemmeligheden er at holde op med at tænke på skiftet som én stor flyttedag. Sådan ser en realistisk plan ud for en lille eller mellemstor transportvirksomhed:

Uge 1 - Opsætning: kunder, priser, køretøjer og chauffører importeres. Integrationen med regnskabssystemet sættes op. Primært leverandøren, med afklaringer fra dig.

Uge 2 - Oplæring: disponenten lærer planlægningen, chaufførerne får appen og kører testleveringer. Leverandøren oplærer; dit team øver sig.

Uge 3 - Parallelkørsel: nye ordrer går ind i det nye system, det gamle bruges som reference. De første fakturaer køres og kontrolleres. Du driver, leverandøren er tæt på.

Uge 4 - Fuld drift: det gamle system sættes til skrivebeskyttet. Finjustering af rapporter og rutiner. Dig - med support i ryggen.

Læg mærke til, hvor lidt af det her der er dit tunge arbejde. Din vigtigste opgave i et godt skift er at svare på spørgsmål om, hvordan I arbejder - og at sørge for, at chaufførerne får prøvet appen tidligt, ikke på den sidste dag. Det er også klogt at udpege én person internt som "ejer af skiftet": ikke for at gøre alt, men for at sikre, at afklaringerne aldrig går i stå.

Og parallelkørslen: to til tre uger, ikke mere. Hvis du kører to systemer i to måneder, har du ikke skiftet - du har fordoblet arbejdet. Sæt en dato for, hvornår det gamle system bliver et arkiv, og hold fast i den.

Hvad hjælper FleetX med ved et skift?

Når du skifter til FleetX, står vi for flytningen. I praksis betyder det, at vi sætter systemet op med dine kunder, priser, køretøjer og faste ture - du leverer grundlaget, vi står for importen. Vi sætter integrationen med dit regnskabssystem op, oplærer dine disponenter og chauffører og er tæt på gennem parallelkørslen, indtil den første fakturakørsel er kontrolleret og godkendt. Og fordi vores team kender transport, foregår hele processen i et klart og forståeligt sprog - også den dag, det brænder på.

Vi har flyttet transportvirksomheder ud af både regneark og andre TMS'er, og erfaringen er entydig: Det er ikke mængden af data, der afgør, hvor glat et skift går, men om leverandøren tager ansvar eller skubber det over på dig. Spørg os gerne, hvordan et skift ville se ud for din virksomhed - det er en samtale på en halv time, ikke en forpligtelse.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid tager det at skifte TMS?

For de fleste små og mellemstore transportvirksomheder: omkring fire uger fra start til fuld drift, heraf to til tre uger med parallelkørsel. Selve driften stopper aldrig - nye ordrer går simpelthen ind i det nye system fra en aftalt dato.

Mister vi vores historik, når vi skifter?

Nej. Stamdata (kunder, priser, ture, køretøjer, chauffører) flytter til det nye system, og historikken tager du ud som en komplet eksport fra din gamle leverandør og gemmer som arkiv. Regnskabshistorikken ligger under alle omstændigheder i regnskabssystemet.

Kan vi skifte midt på året?

Ja. Det vigtigste er at skifte lige efter en lukket faktureringsperiode og uden for din højsæson - ikke hvilket kvartal det er. Årsskiftet er praktisk for nogle, men ikke et krav.

Hvad gør vi med åbne ordrer, når vi skifter?

Den mest almindelige løsning: Ordrer, der allerede er i gang, afsluttes og faktureres i det gamle system, mens alle nye ordrer går ind i det nye. Efter to til tre uger er det gamle system tømt for aktive ordrer af sig selv.

Hvad hvis chaufførerne ikke vil skifte app?

Modstanden forsvinder næsten altid samme uge, som chaufførerne prøver en app, der er enklere end den gamle. Lad et par erfarne chauffører teste den tidligt og få indflydelse - de bliver dine ambassadører internt.

Hvad koster det at skifte?

Regnestykket har tre dele: en eventuel overlappende licens i opsigelsesperioden, tid til oplæring - og gevinsten, der begynder fra uge fire. Bed den leverandør, du overvejer, om at stille regnestykket op for din virksomhed, med onboardingen specificeret.

Overvejer du et skift? Book en snak med FleetX - fortæl os, hvilket system du kommer fra, så viser vi dig, hvordan migreringsplanen ser ud for dig.