Hvad er et TMS? En guide til transportvirksomheder

Kort svar: Et TMS (Transport Management System) er software, der samler hele driften i en transportvirksomhed - ordremodtagelse, turplanlægning, kommunikation med chaufførerne, dokumentation og fakturagrundlag - i ét system. I stedet for at informationen ligger spredt i mails, telefonopkald, regneark og ringbind, får alle i virksomheden det samme overblik i realtid.

Hverdagen uden et TMS

De fleste transportvirksomheder vil kende det: Ordrer kommer ind på mail, sms og telefon. Turene planlægges i et regneark eller på en whiteboardtavle. Chaufføren får besked over telefonen, skriver under på papir og afleverer fragtbrevene på kontoret om fredagen - hvis de ikke bliver liggende i lastbilen. Derefter bruger nogen på kontoret timer på at rede ud, hvad der faktisk blev kørt, før fakturaerne kan sendes.

Det fungerer. Indtil det ikke gør: En tur bliver glemt, en kunde bliver ikke faktureret, eller den ene person, der "har det hele i hovedet", bliver syg.

Et TMS fjerner ikke arbejdet - det fjerner udredningen. Informationen registreres én gang, ved kilden, og følger opgaven hele vejen fra booking til betalt faktura.

Hvad gør et TMS i praksis?

Tænk på en opgave som en tråd, der løber gennem virksomheden. Et TMS holder fast i tråden hele vejen:

Ordremodtagelse. Kunden booker via onlinebooking, mailintegration, eller ved at disponenten lægger ordren ind direkte. Alt havner i den samme ordreliste, med de samme oplysninger.

Planlægning og disponering. Disponenten ser alle opgaver, køretøjer og chauffører på én skærm og fordeler turene. Ændringer opdateres straks - ingen rundringning.

Chaufførens del af opgaven. Chaufføren får turene direkte ind i en app på telefonen: adresser, kolli, særlige instruktioner. Det er også dér, chaufføren registrerer hændelser, tager fotos og indhenter underskrift ved levering (POD - proof of delivery, leveringsbevis).

Dokumentation og fakturagrundlag. Når turen er leveret, ligger hele grundlaget allerede i systemet. Fakturaen bygges på det, der faktisk blev udført, og overføres til regnskabssystemet. I praksis betyder det integration med regnskabssystemer som Tripletex, PowerOffice, Visma eller Uni Economy.

Rapportering. Ledelsen kan se rentabiliteten pr. kunde, køretøj eller opgavetype - og trække emissionsdokumentation ud, når kunderne beder om det.

Hvem har gavn af et TMS?

Det handler mindre om antallet af køretøjer end om kompleksitet. Du er sandsynligvis klar til et TMS, hvis noget af dette lyder bekendt:

• Ordrer kommer ind gennem flere kanaler, og nogle gange glipper der noget.
• Faktureringen sker dage eller uger efter levering og kræver manuel sammenstilling.
• Viden om kunder, priser og faste ture sidder i hovedet på en eller to personer.
• Chaufførerne bruger tid på papirarbejde, og kontoret bruger tid på at tyde det.
• Kunderne begynder at spørge efter elektronisk booking, sporing eller CO2-dokumentation.

Virksomheder med tre køretøjer kan have et større behov end virksomheder med tredive - det afgørende er, hvor meget tid der går tabt mellem leddene.

Hvad skal transportvirksomheder kigge efter i et TMS?

Ikke alle systemer er bygget til lokale forhold. Tjek disse punkter, før du vælger:

1. Integration med dit regnskabssystem. Fakturaflow til Tripletex, PowerOffice, Visma og lignende bør være standard, ikke et særprojekt.
2. Support og brugerflade på dit eget sprog. Når disponenten sidder fast en fredag eftermiddag, hjælper support i en anden tidszone - eller på et andet sprog - ikke meget.
3. En chaufførapp, der kan klare den virkelige verden. Enkel nok til at bruge med handsker på i regnvejr og med offlineunderstøttelse i områder uden dækning.
4. Tidsregistrering og løndata. Overenskomster og overtidsregler betyder, at tidsdata bør registreres dér, hvor arbejdet udføres.
5. CO2- og miljørapportering. Flere og flere transportkøbere - især offentlige - kræver emissionsdokumentation i udbud. Systemet bør kunne levere dette uden manuel beregning.
6. Skybaseret drift. Ingen servere at vedligeholde, adgang fra hvor som helst og opdateringer uden nedetid.

Hvor lang tid tager det at komme i gang?

Kortere tid, end de fleste tror. Et moderne, skybaseret TMS sættes typisk op på fra få dage til nogle få uger, afhængigt af hvor mange integrationer og faste kundeopsætninger der skal på plads. Den vigtigste succesfaktor er ikke teknologien, men at chauffører og disponenter får oplæring og bruger systemet fra dag ét. Vælg en leverandør, der tager ansvar for onboardingen - ikke én, der bare sender dig et login.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad står TMS for?

TMS står for Transport Management System - også kaldet transportstyringssoftware. Det er den software, transportvirksomheder bruger til at styre ordrer, ture, chauffører og fakturering.

Er et TMS det samme som flådestyring?

Nej. Flådestyring (GPS-sporing, køretøjsdata) fortæller dig, hvor køretøjerne er, og hvordan de bliver brugt. Et TMS styrer selve opgaverne - fra booking til faktura. Mange TMS-løsninger indeholder eller integrerer flådestyring, men det er TMS'et, der binder driften sammen.

Har små transportvirksomheder brug for et TMS?

Ofte, ja. Små virksomheder har sjældent administrativt personale i overskud, så den tid, der frigøres fra manuelt kontorarbejde, mærkes hurtigere dér end i store virksomheder. Skybaserede løsninger holder også indgangstærsklen lav - du har hverken brug for servere eller en IT-afdeling.

Hvad koster et TMS?

Prisen afhænger af antallet af brugere, og hvilke moduler du har brug for. De fleste moderne løsninger prissættes som et månedligt abonnement uden store investeringer på forhånd. Det rigtige regnestykke er under alle omstændigheder ikke abonnementsprisen alene, men hvad manuel administration koster dig i dag - i timer, faktureringsfejl og tabte opgaver.

Kan et TMS bruges sammen med det regnskabssystem, vi allerede har?

Ja, det er hele pointen. Et godt TMS overfører fakturagrundlaget direkte til dit regnskabssystem, så ingen taster de samme tal ind to gange.

FleetX er et skybaseret TMS bygget til transportvirksomheder. Vil du se, hvordan det fungerer i praksis? Prøv FleetX - og se selv, hvordan det passer til din drift.