Kurz gesagt: Ein TMS-Wechsel ist weniger dramatisch, als die meisten denken. Kundenstamm, Preisvereinbarungen, feste Touren, Fahrzeuge und Fahrer ziehen ins neue System um; die Historie bleibt als Archiv im alten. Mit einem Plan in Phasen und einigen Wochen Parallelbetrieb steht der Betrieb nie still - und mit einem Anbieter, der Verantwortung für das Onboarding übernimmt, leistet der Systemanbieter die schwere Arbeit, nicht Sie. Das Schwierigste am Wechsel ist, sich dafür zu entscheiden.
Fragen Sie ein Transportunternehmen, warum es noch ein TMS nutzt, über das es sich beschwert, und Sie hören selten "es ist gut genug". Sie hören: "Wir haben keine Zeit." "Da ist alles drin." "Wir haben so viel hineingesteckt."
Alle drei Antworten sind verständlich - und alle drei sind Fallen. "Wir haben so viel hineingesteckt" ist der klassische Fall versunkener Kosten: Das Geld und die Stunden, die Sie in das aktuelle System gesteckt haben, kommen durch Bleiben nicht zurück. Die einzige relevante Frage ist, was Sie die nächsten Jahre kosten werden - an verlorenen Stunden, frustrierten Fahrern und Funktionen, die nie kamen.
Und "wir haben keine Zeit"? Rechnen Sie aus, was Sie der heutige Aufwand pro Woche kostet. Unzufriedenheit mit einem TMS ist selten gratis; sie verteilt sich nur gleichmäßig über das Jahr, sodass sie nie auf einer Rechnung auftaucht.
Den perfekten Moment gibt es nicht, aber es gibt gute und schlechte:
Gute Zeitpunkte: Ihre Nebensaison (für viele Januar-Februar oder der Sommer), direkt nach dem Abschluss einer Abrechnungsperiode oder vor absehbaren Veränderungen - ein neuer Großkunde, neue Fahrzeuge, neue gesetzliche Anforderungen, die ohnehin neue Abläufe erzwingen.
Schlechte Zeitpunkte: mitten in der Hochsaison, mitten in einer Abrechnungsperiode oder in der Woche vor der Urlaubszeit. Nicht weil es unmöglich wäre, sondern weil Sie in den ersten zwei Wochen freie Kapazität für die Schulung haben wollen.
Noch etwas zum Timing: Prüfen Sie zuerst die Kündigungsfrist im Vertrag mit Ihrem aktuellen Anbieter. Viele Verträge haben drei bis zwölf Monate Kündigungsfrist - Sie sollten also früh kündigen und die Überschneidung für einen ruhigen Übergang nutzen, statt länger als nötig doppelt zu zahlen.
Das ist die Sorge, an der die meisten hängen bleiben, und sie ist weniger gefährlich, als sie sich anfühlt. Unterscheiden Sie drei Kategorien:
Das zieht mit um: der Kundenstamm mit Kontaktdaten und Zahlungsbedingungen, Preisvereinbarungen und Tarife, feste Touren und Strecken, Fahrzeuge, Anhänger und Fahrer. Das ist das Fundament Ihres Betriebs, und es wird ins neue System importiert - meist aus Exportdateien des alten.
Das bleibt als Archiv: Auftragshistorie, alte Rechnungen und Statistiken. Es lohnt sich selten, mehrere Jahre Historie in ein neues System zu übertragen - bitten Sie stattdessen Ihren alten Anbieter um einen vollständigen Export (Sie haben ein Recht auf Ihre Daten) und bewahren Sie ihn als Archiv auf. Ihre Buchhaltung ist ohnehin sicher im Buchhaltungssystem, das unabhängig vom TMS-Wechsel weiterläuft.
Das sollten Sie nicht mitnehmen: schlechte Gewohnheiten. Ein Wechsel ist eine seltene Gelegenheit zum Aufräumen - Kunden, die es nicht mehr gibt, Preise, an deren Vereinbarung sich niemand erinnert, "vorübergehende" Ausnahmen aus dem Jahr 2019. Nehmen Sie mit, was stimmt, und archivieren Sie den Rest. Viele stellen fest, dass der halbe Kundenstamm nur noch Staub war.
Und stellen Sie Ihrem alten Anbieter früh zwei Fragen: "In welchem Format bekommen wir unsere Daten heraus?" und "Was kostet der Export?" Die Antworten verraten Ihnen viel darüber, wie schnell Sie weiterziehen sollten.
Das Geheimnis ist, den Wechsel nicht als einen großen Umzugstag zu denken. So sieht ein realistischer Plan für ein kleines oder mittelgroßes Transportunternehmen aus:
Woche 1 - Einrichtung: Kunden, Preise, Fahrzeuge und Fahrer werden importiert. Die Integration mit dem Buchhaltungssystem wird eingerichtet. Überwiegend der Anbieter, mit Rückfragen an Sie.
Woche 2 - Schulung: Der Disponent lernt die Disposition im neuen System, die Fahrer bekommen die App und fahren Testzustellungen. Der Anbieter schult, Ihr Team übt.
Woche 3 - Parallelbetrieb: Neue Aufträge gehen ins neue System, das alte dient zum Nachschlagen. Die ersten Rechnungen werden erstellt und geprüft. Sie arbeiten im System, der Anbieter bleibt nah dran.
Woche 4 - Vollbetrieb: Das alte System wird auf schreibgeschützt gesetzt. Feinschliff an Berichten und Abläufen. Sie - mit dem Support im Rücken.
Beachten Sie, wie wenig davon Ihre schwere Arbeit ist. Ihre wichtigste Aufgabe bei einem guten Wechsel ist es, Fragen zu Ihrer Arbeitsweise zu beantworten - und dafür zu sorgen, dass die Fahrer die App früh ausprobieren, nicht erst am letzten Tag. Klug ist es auch, intern eine Person als "Verantwortliche für den Wechsel" zu benennen: nicht um alles selbst zu machen, sondern um dafür zu sorgen, dass Rückfragen nie liegen bleiben.
Und der Parallelbetrieb: zwei bis drei Wochen, nicht mehr. Wenn Sie zwei Monate lang zwei Systeme betreiben, haben Sie nicht gewechselt - Sie haben die Arbeit verdoppelt. Legen Sie ein Datum fest, ab dem das alte System zum Archiv wird, und halten Sie daran fest.
Wenn Sie zu FleetX wechseln, übernehmen wir den Umzug. In der Praxis heißt das: Wir richten das System mit Ihren Kunden, Preisen, Fahrzeugen und festen Touren ein - Sie liefern die Grundlage, wir übernehmen den Import. Wir richten die Integration mit Ihrem Buchhaltungssystem ein, schulen Ihre Disponenten und Fahrer und bleiben im Parallelbetrieb nah dran, bis der erste Rechnungslauf geprüft und genehmigt ist. Und weil unser Team den Transport kennt, läuft der ganze Prozess in klarer, verständlicher Sprache - auch an dem Tag, an dem etwas eilt.
Wir haben Transportunternehmen sowohl aus Tabellen als auch aus anderen TMS geholt, und die Erfahrung ist eindeutig: Nicht die Datenmenge entscheidet, wie reibungslos ein Wechsel verläuft, sondern ob der Anbieter Verantwortung übernimmt oder sie Ihnen zuschiebt. Fragen Sie uns gern, wie ein Wechsel in Ihrem Unternehmen aussehen würde - das ist ein halbstündiges Gespräch, keine Verpflichtung.
Für die meisten kleinen und mittelgroßen Transportunternehmen: etwa vier Wochen vom Start bis zum Vollbetrieb, davon zwei bis drei Wochen Parallelbetrieb. Der Betrieb selbst steht nie still - neue Aufträge gehen einfach ab einem vereinbarten Datum ins neue System.
Nein. Die Stammdaten (Kunden, Preise, Touren, Fahrzeuge, Fahrer) ziehen ins neue System um, und die Historie holen Sie sich als vollständigen Export von Ihrem alten Anbieter und bewahren sie als Archiv auf. Die Buchhaltungshistorie liegt ohnehin im Buchhaltungssystem.
Ja. Am wichtigsten ist, direkt nach einer abgeschlossenen Abrechnungsperiode und außerhalb Ihrer Hochsaison zu wechseln - nicht, in welchem Quartal. Der Jahreswechsel ist für manche praktisch, aber keine Voraussetzung.
Die häufigste Lösung: Aufträge, die bereits laufen, werden im alten System abgeschlossen und fakturiert, während alle neuen Aufträge ins neue gehen. Nach zwei bis drei Wochen ist das alte System von selbst frei von aktiven Aufträgen.
Der Widerstand verschwindet fast immer in derselben Woche, in der die Fahrer eine App ausprobieren, die einfacher ist als die alte. Lassen Sie ein paar erfahrene Fahrer sie früh testen und mitreden - sie werden intern zu Ihren Botschaftern.
Die Rechnung hat drei Teile: gegebenenfalls doppelte Lizenzkosten während der Kündigungsfrist, Zeit für die Schulung - und den Gewinn, der ab Woche vier beginnt. Bitten Sie den Anbieter, den Sie in Betracht ziehen, die Rechnung für Ihr Unternehmen aufzustellen, mit dem Onboarding als eigenem Posten.
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