Kurz gesagt: Excel funktioniert gut für die Disposition, solange eine Person den vollen Überblick hat und die Mengen gering sind. Aber die Tabelle teilt keine Informationen in Echtzeit, spricht weder mit dem Handy des Fahrers noch mit dem Buchhaltungssystem und wächst nicht mit dem Unternehmen mit. Ein TMS kann all das - und die meisten, die umsteigen, stellen fest, dass das "kostenlose" Excel das teuerste System war, das sie je hatten.
Seien wir ehrlich: Excel ist ein hervorragendes Werkzeug, und in Transportbüros gibt es überall beeindruckende Dispositionstabellen. Das Problem ist selten die Tabelle selbst. Das Problem ist alles, was um sie herum passieren muss.
Der Auftrag kommt per E-Mail und muss abgetippt werden. Der Fahrer bekommt die Fahrt telefonisch und notiert sie auf einem Zettel. Die Änderung am Mittag kommt an - oder auch nicht. Die Empfangsquittung kommt auf Papier. Und am Ende der Woche sitzt jemand da und trägt Tabellen, Zettel und Posteingänge zusammen, um herauszufinden, was abgerechnet werden kann.
Jedes dieser Glieder ist eine Fehlerquelle - und jedes kostet Zeit, die niemand als Arbeitszeit erfasst.
Excel kostet an Lizenzen so gut wie nichts. Deshalb ist der Vergleich schief - denn die echten Kosten werden nie verbucht:
Zeit. Rechnen Sie nach: Wie viele Stunden pro Woche verbringt das Büro damit, Aufträge abzutippen, Frachtbriefen hinterherzulaufen und die Abrechnungsgrundlage zusammenzustellen? Multiplizieren Sie mit dem Stundensatz und dann mit 46 Wochen. Bei vielen Unternehmen deckt diese Zahl ein TMS-Abonnement mehrfach.
Abrechnungsfehler. Vergessene Fahrten, falsche Preise, Zuschläge, die nie auf der Rechnung gelandet sind. Nach unserer Erfahrung liegen die größten Lecks bei den Extras - Wartezeit, zusätzliche Stopps, Leerfahrten - also genau bei dem, was auf Zetteln notiert wird.
Risiko Schlüsselperson. Wenn die Disposition in einer Tabelle und in einem Kopf steckt, ist das Unternehmen eine Krankmeldung vom Chaos entfernt. Dieses Risiko sollte die Geschäftsführung beschäftigen, nicht nur das Büro.
Verpasste Chancen. Kunden, die in Ausschreibungen elektronische Buchung, Sendungsverfolgung oder Umweltberichte verlangen, gehen zu Wettbewerbern, die das liefern können. Das taucht nie auf einer Rechnung auf - es passiert einfach.
Der Fairness halber: Nicht jeder braucht morgen ein TMS. Excel kann völlig in Ordnung sein, wenn Sie wenige Fahrzeuge und feste, planbare Touren haben, eine Person sowohl disponiert als auch abrechnet, Ihre Kunden weder digitale Buchung noch Dokumentation verlangen und kaum Zusatzleistungen zu erfassen sind.
Beachten Sie aber, dass damit ein Unternehmen beschrieben ist, das nicht wachsen wird. Sobald Sie mehr Fahrzeuge, mehr Kunden oder einen neuen Disponenten dazunehmen, bricht zuerst der Ablauf - nicht die Tabelle.
Die Angst vor dem Umstieg selbst hält viele länger als nötig bei Excel. In der Praxis sieht ein Wechsel so aus:
Ein seriöser Anbieter erledigt diese Arbeit gemeinsam mit Ihnen, mit Support in Ihrer eigenen Sprache auf dem ganzen Weg.
Mit Vorlagen und Makros kommen Sie weit, aber das eigentliche Problem lösen Sie damit nicht: Excel erreicht den Fahrer unterwegs nicht, und es spricht nicht mit dem Buchhaltungssystem. Sie verbessern das Archiv - nicht den Ablauf.
Ein gutes TMS ist für die Ausnahmen der Transportbranche gebaut: Eilaufträge, Änderungen im Tagesverlauf, Sonderpreise je Kunde. Der Unterschied ist, dass die Ausnahmen dokumentiert und abgerechnet werden - statt nur im Gedächtnis von jemandem zu existieren.
Für die meisten kleinen und mittelgroßen Transportunternehmen: von einigen Tagen bis zu einigen Wochen. Zeit kostet selten die Technik, sondern das saubere Übernehmen von Kundenstamm und Preisvereinbarungen - eine Arbeit, die ohnehin hätte erledigt werden sollen.
Kundenstamm und feste Touren lassen sich in der Regel importieren. Die Historie können Sie als Archiv in den Tabellen behalten - ins System gehören die Fahrten der Zukunft, nicht die der Vergangenheit.
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