Was ist ein TMS? Ein Ratgeber für Transportunternehmen

Kurz gesagt: Ein TMS (Transport-Management-System) ist eine Software, die den gesamten Betrieb eines Transportunternehmens - Auftragsannahme, Tourenplanung, Kommunikation mit den Fahrern, Dokumentation und Abrechnungsgrundlage - in einem System zusammenführt. Statt dass Informationen über E-Mails, Telefonate, Tabellen und Ordner verstreut sind, hat jeder im Unternehmen denselben Überblick in Echtzeit.

Der Alltag ohne TMS

Die meisten Transportunternehmen kennen das: Aufträge kommen per E-Mail, SMS und Telefon herein. Fahrten werden in einer Tabelle oder auf einem Whiteboard geplant. Der Fahrer wird telefonisch informiert, unterschreibt auf Papier und gibt die Frachtbriefe am Freitag im Büro ab - sofern sie nicht im Lkw liegen bleiben. Danach verbringt jemand im Büro Stunden damit, zu entwirren, was tatsächlich gefahren wurde, bevor die Rechnungen rausgehen können.

Das funktioniert. Bis es nicht mehr funktioniert: Eine Fahrt wird vergessen, ein Kunde bekommt keine Rechnung, oder die eine Person, die "alles im Kopf hat", wird krank.

Ein TMS nimmt Ihnen nicht die Arbeit ab - es nimmt Ihnen das Entwirren ab. Informationen werden einmal an der Quelle erfasst und begleiten den Auftrag von der Buchung bis zur bezahlten Rechnung.

Was macht ein TMS in der Praxis?

Stellen Sie sich einen Auftrag als einen Faden vor, der durch das ganze Unternehmen läuft. Ein TMS hält diesen Faden die ganze Zeit fest:

Auftragsannahme. Der Kunde bucht über die Online-Buchung, eine E-Mail-Integration, oder der Disponent erfasst den Auftrag direkt. Alles landet in derselben Auftragsliste, mit denselben Informationen.

Disposition. Der Disponent sieht alle Aufträge, Fahrzeuge und Fahrer auf einem Bildschirm und teilt die Fahrten zu. Änderungen werden sofort aktualisiert - ohne Herumtelefonieren.

Der Teil des Fahrers. Der Fahrer bekommt die Fahrten direkt in eine App auf seinem Handy: Adressen, Packstücke, besondere Anweisungen. Dort erfasst er auch Vorfälle, macht Fotos und holt bei der Zustellung eine Unterschrift ein (POD - Liefernachweis).

Dokumentation und Abrechnungsgrundlage. Sobald die Fahrt zugestellt ist, liegt die gesamte Grundlage bereits im System. Die Rechnung basiert auf dem, was tatsächlich ausgeführt wurde, und wird an das Buchhaltungssystem übergeben. In der Praxis bedeutet das eine Integration mit Buchhaltungssystemen wie Tripletex, PowerOffice, Visma oder Uni Economy.

Berichtswesen. Die Geschäftsführung sieht die Rentabilität je Kunde, Fahrzeug oder Auftragsart - und kann Emissionsnachweise abrufen, wenn Kunden danach fragen.

Wer profitiert von einem TMS?

Es geht weniger um die Zahl der Fahrzeuge als um die Komplexität. Sie sind vermutlich bereit für ein TMS, wenn Ihnen etwas davon bekannt vorkommt:

• Aufträge kommen über mehrere Kanäle herein, und manchmal geht etwas verloren.
• Die Fakturierung erfolgt Tage oder Wochen nach der Zustellung und erfordert manuelles Zusammensuchen.
• Das Wissen über Kunden, Preise und feste Touren steckt in den Köpfen von ein oder zwei Personen.
• Fahrer verbringen Zeit mit Papierkram, und das Büro verbringt Zeit damit, ihn zu entziffern.
• Kunden fragen zunehmend nach elektronischer Buchung, Sendungsverfolgung oder CO2-Dokumentation.

Ein Unternehmen mit drei Fahrzeugen kann einen größeren Bedarf haben als eines mit dreißig - entscheidend ist, wie viel Zeit zwischen den einzelnen Gliedern verloren geht.

Worauf sollten Transportunternehmen bei einem TMS achten?

Nicht alle Systeme sind für die Gegebenheiten vor Ort gebaut. Prüfen Sie diese Punkte, bevor Sie sich entscheiden:

1. Integration mit Ihrem Buchhaltungssystem. Der Rechnungsfluss zu Tripletex, PowerOffice, Visma und ähnlichen Systemen sollte Standard sein, kein Sonderprojekt.
2. Support und Oberfläche in Ihrer eigenen Sprache. Wenn der Disponent am Freitagnachmittag nicht weiterkommt, hilft Support in einer anderen Zeitzone - oder einer anderen Sprache - wenig.
3. Eine Fahrer-App, die der Realität standhält. Einfach genug, um sie mit Handschuhen im Regen zu bedienen, und mit Offline-Unterstützung für Gebiete ohne Netzabdeckung.
4. Zeiterfassung und Lohngrundlage. Tarifverträge und Überstundenregeln bedeuten, dass Zeitdaten dort erfasst werden sollten, wo die Arbeit stattfindet.
5. CO2- und Umweltberichterstattung. Immer mehr Auftraggeber im Transport - besonders öffentliche - verlangen in Ausschreibungen Emissionsnachweise. Das System sollte diese ohne manuelle Berechnung liefern können.
6. Cloudbasierter Betrieb. Keine Server, die gewartet werden müssen, Zugriff von überall und Updates ohne Ausfallzeit.

Wie lange dauert der Start?

Weniger lange, als die meisten denken. Ein modernes, cloudbasiertes TMS ist in der Regel innerhalb von Tagen bis einigen Wochen eingerichtet, je nachdem, wie viele Integrationen und feste Kundeneinrichtungen vorhanden sein müssen. Der wichtigste Erfolgsfaktor ist nicht die Technik, sondern dass Fahrer und Disponenten geschult werden und das System vom ersten Tag an nutzen. Wählen Sie einen Anbieter, der Verantwortung für das Onboarding übernimmt - nicht einen, der Ihnen nur einen Login schickt.

Häufige Fragen

Wofür steht TMS?

TMS steht für Transport-Management-System - auch Transport-Management-Software genannt. Es ist die Software, mit der Transportunternehmen Aufträge, Fahrten, Fahrer und Fakturierung steuern.

Ist ein TMS dasselbe wie Flottenmanagement?

Nein. Flottenmanagement (GPS-Ortung, Fahrzeugdaten) zeigt Ihnen, wo die Fahrzeuge sind und wie sie genutzt werden. Ein TMS steuert die Aufträge selbst - von der Buchung bis zur Rechnung. Viele TMS-Lösungen enthalten Flottenmanagement oder binden es an, aber es ist das TMS, das den Betrieb zusammenhält.

Brauchen kleine Transportunternehmen ein TMS?

Oft ja. Kleine Unternehmen haben selten Verwaltungspersonal übrig, deshalb macht sich die Zeit, die bei der manuellen Büroarbeit frei wird, dort schneller bemerkbar als in großen. Cloudbasierte Lösungen halten zudem die Einstiegshürde niedrig - Sie brauchen weder Server noch eine IT-Abteilung.

Was kostet ein TMS?

Der Preis hängt von der Zahl der Benutzer und den benötigten Modulen ab. Die meisten modernen Lösungen werden als monatliches Abonnement ohne große Anfangsinvestitionen angeboten. Die richtige Rechnung ist aber ohnehin nicht der Abonnementpreis allein, sondern das, was Sie die manuelle Verwaltung heute kostet - in Stunden, Abrechnungsfehlern und verlorenen Aufträgen.

Lässt sich ein TMS mit unserem bestehenden Buchhaltungssystem nutzen?

Ja, genau darum geht es. Ein gutes TMS übergibt die Abrechnungsgrundlage direkt an Ihr Buchhaltungssystem, sodass niemand dieselben Zahlen zweimal eintippt.

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